Privacyverklaring

INLEIDING

Wij bij Holiday Inn Brussels Airport hechten belang aan uw privacy. Het is voor ons van het grootste belang dat elke verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt met inachtneming van de privacy van het individu. Om die reden stellen wij steeds alles in het werk om te verzekeren dat elke verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de “AVG”) en andere toepasselijke wetgeving. Deze privacyverklaring (de “Verklaring”) is van toepassing op persoonsgegevens van gasten, klanten en leveranciers en alle andere individu‘s die geregistreerd kunnen zijn in IT-systemen (zoals reserveringssystemen), website, apps of persoonsgegevens die zijn doorgestuurd door reisagentschappen, via boekingssites of andere.

 

WIE IS DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE?

Holiday Inn Brussels Airport
Holcro NV
G. Legrellelaan 10
2020 Antwerpen
België
BTW BE 0421.732.937 – RPR Antwerpen
privacy@hibrusselsairport.com

Holiday Inn Brussels Airport wordt uitgebaat door Holcro NV. Holiday Inn behoort tot de IHG-groep. IHG verwerkt eveneens uw persoonsgegevens in het kader van uw verblijf bij ons. Voor verdere informatie verzoeken wij u het privacybeleid en het cookiebeleid van IHG te raadplegen op hun website.

Deze Verklaring heeft enkel betrekking op de activiteiten van Holcro NV.

 

HOE WIJ PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN

Afhankelijk van de situatie verzamelen wij informatie van u of via andere bronnen.

Van u

Indien u ons contacteert in verband met een reservering, als u speciale verzoeken hebt in verband met uw bezoek of als u gebruikmaakt van de sociale media die wij aanbieden, dan verzamelen en verwerken wij de informatie die u ons geeft. Dit omvat mogelijks bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals informatie over allergieën.

Van andere bronnen

Indien iemand anders een reservering maakt voor u, verwerken wij die persoonsgegevens over u.

Soms ontvangen wij ook persoonsgegevens van derde partijen (waaronder andere ondernemingen van onze groep) waarmee wij zaken doen of die leveranciers zijn van ons.

In bepaalde omstandigheden verwerken wij persoonsgegevens over u die afkomstig zijn van openbare bronnen, zoals sociale media. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u een review over ons hotel plaatst op een website.

In die gevallen verwerken wij persoonsgegevens over u, die wij ontvangen van andere bronnen dan uzelf. Wij zullen u hierover informeren in overeenstemming met de AVG (indien mogelijk).

 

VERSCHILLENDE TYPES VAN VERWERKINGSACTIVITEITEN

Informatie over gasten

Type van persoonsgegevens

Contactinformatie (bijvoorbeeld uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres), demografische informatie (zoals leeftijd, geslacht en taal), verblijfsinformatie (die gevoelige persoonsgegevens kan bevatten, zoals informatie over allergieën),  identiteitskaart- of paspoortnummer , nummer van het loyauteitsprogramma, betalingsinformatie (zoals creditcardnummer), bedrijfsinformatie, informatie over uw (vorige) reserveringen (bijvoorbeeld bezoeken in het verleden, datum van aankomst, datum van vertrek), informatie (bijvoorbeeld feedback over onze hotels en diensten) die u ons gestuurd heeft (bijvoorbeeld door deel te nemen aan een tevredenheidsonderzoek) of die u online heeft gepost.

Wettelijke basis voor de verwerking

Uw toestemming (wanneer wij die hebben gevraagd en u die hebt gegeven), de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om maatregelen te nemen op uw verzoek om een overeenkomst aan te gaan (bijvoorbeeld in het kader van een reservering) of een wettelijke verplichting. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang. We hebben bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang om onze gasten over hun verblijf te bevragen zodat wij onze diensten steeds kunnen verbeteren. Wanneer we uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang zorgen we er voor dat er een evenwicht is tussen onze belangen en uw rechten en vrijheden.

Doel

Om u de diensten en producten te bieden die u hebt gevraagd (bijvoorbeeld in samenhang met een reservering), om onze diensten te evalueren en te verbeteren en om onze wettelijke verplichtingen na te komen.

 

Informatie over contactpersonen

Type van persoonsgegevens

Contactdetails zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Wettelijke basis voor de verwerking

We verwerken uw persoonsgegevens op basis van onze contractuele relatie of op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wanneer we uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang zorgen we ervoor dat er een evenwicht is tussen onze belangen en uw rechten en vrijheden.

Doel

Wij verwerken persoonsgegevens voor het beheer van de leveranciersrelatie, voor contacten in uiteenlopende aangelegenheden, facturatie en marketing (indien van toepassing) of om op andere manieren met u en uw onderneming te communiceren.

 

Sociale media

Type van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die u ons doorstuurt via sociale mediaplatformen (bijv. naam, e-mailadres en telefoonnummer).

Wettelijke basis voor de verwerking

Toestemming (wanneer wij die hebben gevraagd en u die hebt gegeven) of dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om maatregelen te nemen op uw verzoek om een overeenkomst aan te gaan (bijvoorbeeld in het kader van een reservering) of ons gerechtvaardigd belang. Bij verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, zorgen we voor een evenwicht tussen ons gerechtvaardigd belang en uw rechten en vrijheden.

Doel

Om u de diensten en producten te leveren die u wenst, en om onze diensten en producten te commercialiseren en om met u te communiceren.

 

E-mail

Type van persoonsgegevens

Naam, e-mailadres, telefoonnummer en alle andere persoonsgegevens die u ons doorstuurt via e-mail.

Wettelijke basis voor de verwerking

Toestemming (wanneer wij die hebben gevraagd en u die hebt gegeven) of dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om maatregelen te nemen op uw verzoek om een overeenkomst aan te gaan (bijvoorbeeld in het kader van een reservering) of op grond van ons gerechtvaardigd belang.

Doel

Om u de diensten en producten te leveren die u wenst en om onze diensten en producten te commercialiseren en om met u te communiceren.

 

Persoonsgegevens van kinderen

Voor zover wij weten, hebben wij geen contact met kinderen jonger dan 18 jaar, noch verzamelen wij persoonsgegevens van hen zonder relevante toestemming van een ouder of voogd. Indien u meent dat wij per ongeluk dergelijke informatie hebben verzameld, kunt u contact met ons opnemen, zodat wij onmiddellijk ouderlijke toestemming kunnen vragen of de informatie kunnen verwijderen.

 

Direct marketing

Type van persoonsgegevens

Naam en e-mailadres.

 

Wettelijke basis voor verwerking

Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het verzenden van marketinginformatie aan onze klanten (bijvoorbeeld uitnodigingen voor evenementen, promoties en speciale aanbiedingen en andere marketinginformatie). Als u onze berichten niet wenst te ontvangen, kunt u uw voorkeur kenbaar maken op het moment dat wij uw informatie verzamelen.

Als u toestemming hebt gegeven om marketing te ontvangen, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken. Als we uw gegevens voor marketingdoeleinden verwerken, hebt u bovendien het recht om op elk moment bezwaar te maken (zie hieronder voor meer informatie over uw mogelijkheden en rechten in verband hiermee). U kunt bijvoorbeeld bezwaar maken door de afmeldingslinks in de relevante communicatie te gebruiken.

 

Doel

We gebruiken uw gegevens om u op de hoogte te houden van onze diensten, evenementen en promoties.

 

Camerabewaking

Wij maken gebruik van camerabewaking. Camerabewaking wordt beschouwd als bijzonder gevoelig vanuit privacy-oogpunt en het is van groot belang dat elke camerabewaking plaatsvindt in overeenstemming met de relevante wetgeving.

De camerabeelden worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons hotel en onze gasten te beveiligen en te beschermen. Het betreden van een plaats waar een pictogram aangeeft dat er camerabewaking plaatsvindt, wordt beschouwd als voorafgaande toestemming onder de Belgische camerawetgeving.

De camerabeelden worden verwerkt in overeenstemming met de camerawetgeving. Holiday Inn Brussels Airport heeft de camerabewaking aangeduid door middel van een pictogram, ze heeft de camera’s aangegeven bij de bevoegde overheid en ze heeft informatie opgenomen in een specifiek register.

Neem contact met ons op indien u meer informatie wenst over onze camerabewaking (zie contactdetails hieronder).

 

Jobs

Type van persoonsgegevens

De gegevens die u ons meedeelt, zoals uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, cv, en uw motivatiebrief. In een aantal gevallen ontvangt Holiday Inn Brussels Airport ook gegevens van derde partijen, zoals sociale netwerken via de welke u solliciteert, bv. LinkedIn, selectie- en wervingsbureaus, die bv. tests uitvoeren in het kader van de sollicitatie, uw eerdere werkgever, maar enkel als u ons daartoe de toestemming heeft gegeven.

Wettelijke basis van persoonsgegevens

Afhankelijk van het individuele geval, is de verwerking van uw persoonsgegevens voor wervings- en selectiedoeleinden gebaseerd op uw toestemming (bv. om uw voormalige werkgever te contacteren of om uw gegevens te delen, uw verzoek om stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst (bijvoorbeeld als u ons uw (spontane) sollicitatie verzendt of op basis van ons gerechtvaardigd belang, waaronder het identificeren, screenen en evalueren van sollicitanten voor een potentiële werkgelegenheid en het bijhouden van een wervingsreserve.

Na afloop van de wervings- en selectieprocedure bewaart Holiday Inn Brussels Airport uw gegevens in haar wervingsreserve voor toekomstige vacatures. In de communicatie waarin wij u de beslissing over uw vacature meedelen, bieden wij u de mogelijkheid om u daartegen te verzetten.

Doel

Holiday Inn Brussels Airport verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor wervings- en selectiedoeleinden zoals hierboven uiteengezet.

 

VERSCHILLENDE SOORTEN SYSTEMEN

Afhankelijk van de omstandigheden kunnen wij persoonsgegevens verwerken in, of in samenhang met, onder andere, de volgende types van systemen:

Property Management-systeem, Property Operation-systeem, systeem voor personeelsregistratie, productiviteitssysteem, telefoniesysteem, boekhoudkundig systeem, kloksysteem, Yield Management-systeem, inkomstencentrumsysteem, communicatiesysteem, loonsysteem, kredietkaartsysteem, sleutelkaartsysteem, tv- en IT-infrastructuur (internet enz.) en videobewakingssysteem.

 

WIE ZIJN DE ONTVANGERS OF DE CATEGORIEËN VAN ONTVANGERS DIE DE PERSOONSGEGEVENS KRIJGEN?

Om u van dienst te zijn kunnen wij uw persoonsgegevens en anonieme gegevens delen met:

  • de IHG-groep,
  • andere ondernemingen (waaronder ondernemingen binnen de Pandox-groep), zoals dienstverleners, contractspartijen en ondernemingen waarmee wij samenwerken. Hun gebruik van informatie is beperkt tot deze doeleinden en onderworpen aan overeenkomsten waardoor ze gebonden zijn aan vertrouwelijkheid. Onze dienstverleners verzekeren ons dat alle redelijke maatregelen worden getroffen om de gegevens die zij namens ons bijhouden, te beschermen, ook al kunnen geen garanties worden geboden rond gegevensbeveiliging,
  • derde partijen die als gegevensverwerkers diensten verlenen aan ons (bijv. marketing dienstverleners of IT-dienstverleners),
  • andere ondernemingen van de Pandox-groep (bijv. om reserveringen te vergemakkelijken),
  • advocaten of adviseurs van de Pandox-groep,
  • bevoegde autoriteiten,
  • vertrouwde partners om u relevante reclameaanbiedingen of diensten aan te bieden,
  • analyseondernemingen kunnen toegang krijgen tot anonieme gegevens om ons te helpen begrijpen hoe onze diensten worden gebruikt. Zij gebruiken deze gegevens uitsluitend namens ons. Zij delen deze gegevens niet, tenzij in geaggregeerde vorm; er worden geen gegevens van individuele gebruikers gedeeld, en
  • mogelijke latere verkrijgers van de onderneming: indien een derde partij het geheel of een deel van ons bedrijf zou overnemen, kan uw informatie worden overgedragen aan deze overnemer.

 

WORDEN GEGEVENS OVERGEDRAGEN AAN DERDE LANDEN?

In principe geven wij geen persoonsgegevens door aan een derde land (dit is een land buiten de EU/EER). Het is evenwel mogelijk dat dienstverleners, die voor Holiday Inn Brussels Airport werken, uw persoonsgegevens buiten de EER verwerken. Wanneer dat gebeurt, streeft Holiday Inn Brussels Airport ernaar om een adequaat en voldoende hoog beschermingsniveau van uw persoonsgegevens te garanderen (bv. door het sluiten van de standaardbepalingen van de Europese Commissie tussen de partijen die gegevens buiten de EER verwerken – artikel 46 AVG, of door middel van het invoeren van andere passende waarborgen). Indien u vragen hebt over overdracht van uw persoonsgegevens naar landen buiten de EER, of indien u een kopie wenst te verkrijgen van documenten, kan u een gedateerd en ondertekend verzoek hiertoe zenden naar Holiday Inn Brussels Airport.

 

HOE LANG BLIJVEN DE PERSOONSGEGEVENS BEWAARD?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is, rekening houdend met het doel van de relevante verwerking. Onze verantwoordelijken zullen verzekeren dat procedures voor de verwijdering van persoonsgegevens worden gevolgd. Gelieve te noteren dat sommige wetten vereisen dat bepaalde types van informatie gedurende een welbepaalde, desgevallend langere, periode bewaard blijven. Camerabeelden houden we in principe één maand bij.

 

WELKE RECHTEN HEBT U ALS BETROKKENE?

U hebt het recht op toegang tot uw persoonsgegevens, het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren, het recht (in sommige gevallen) om bezwaar te maken tegen de verwerking en om te eisen dat persoonsgegevens worden verwijderd, het recht om te eisen dat hun verwerking wordt beperkt (tot een welbepaald doel), en het recht te eisen dat uw persoonsgegevens aan u worden overgedragen op een IT-medium (overdraagbaarheid van de gegevens).

Gelieve er echter rekening mee te houden dat bepaalde persoonsgegevens noodzakelijk zijn om bepaalde verplichtingen te kunnen vervullen, zoals betalingsinformatie, en daarom niet kunnen worden beperkt of verwijderd voor dat doel.

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, hebt u ook het recht om uw toestemming te herroepen. Wanneer dat het geval is, wordt dit in de relevante rubrieken vermeld als de wettelijke basis.

Om uw rechten krachtens de AVG uit te oefenen, moet u uw verzoek opsturen naar, of contact opnemen met, Holiday Inn Brussels Airport (de contactgegevens vindt u onderaan). Gelieve hieronder een meer gedetailleerd overzicht terug te vinden van uw rechten. Hou er evenwel rekening mee dat aan de uitoefening van deze rechten bepaalde voorwaarden of uitzonderingen kunnen verbonden zijn. Merk eveneens op dat uw persoonsgegevens ook door IHG verwerkt kunnen worden. Gelieve het privacybeleid van IHG te raadplegen om te achterhalen op welke manier u een verzoek kan zenden naar IHG.

  1. Het recht op inzage

U hebt het recht om inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Als u van dit recht gebruik wilt maken, stuurt u ons een verzoek zoals hieronder wordt beschreven.

  1. Het recht op correctie

Als betrokkene hebt u het recht te vragen dat wij onjuiste persoonsgegevens over u corrigeren. Dit betekent ook dat u als betrokkene het recht hebt om onvolledige persoonsgegevens aan te vullen, onder meer door ons een aanvullende verklaring te bezorgen. Dergelijke aanvulling houdt verband met persoonsgegevens die ontbreken en die relevant zijn rekening houdend met het doel van de gegevensverwerking.

  1. Het recht op verwijdering

U hebt het recht om contact met ons op te nemen en te vragen dat uw persoonsgegevens worden verwijderd. In de volgende gevallen moeten de persoonsgegevens worden verwijderd:

  • wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze waren verzameld,
  • wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming en u die toestemming herroept (en er geen wettelijke basis is voor de verwerking),
  • wanneer de verwerking plaatsvindt voor direct marketing en u als betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van de gegevens,
  • wanneer u als betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking die plaatsvindt op grond van ons gerechtvaardigd belang er geen gerechtvaardigde reden is die zwaarder weegt dan uw belang,
  • wanneer de persoonsgegevens onwettig werden verwerkt,
  • wanneer verwijdering vereist is om te voldoen aan een wettelijke verplichting,
  • wanneer de persoonsgegevens verband houden met kinderen en werden verzameld tijdens het aanmaken van een profiel op een sociaal netwerk door het kind.

Wij hebben het recht om verwijdering te weigeren in bepaalde gevallen, onder meer om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

  1. Het recht om verwerking te beperken

In bepaalde gevallen hebt u het recht om te vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken. Een beperking houdt in dat de gegevens worden gemarkeerd zodat deze in de toekomst alleen voor welbepaalde, beperkte, doeleinden worden verwerkt. Het recht op beperking is van toepassing wanneer u van mening bent dat uw gegevens onjuist zijn en een aanpassing vergen. In deze gevallen kunt u een beperking van de verwerking aanvragen gedurende de periode waarin we de juistheid van de gegevens onderzoeken.

  1. Het recht op overdraagbaarheid van de gegevens

In bepaalde gevallen hebt u het recht om persoonsgegevens over u als betrokkene te ontvangen en die u ons hebt verstrekt en het recht om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht is van toepassing op geautomatiseerde gegevensverwerkingen die gebaseerd zijn op uw toestemming of op een contractuele relatie met u. Dit recht is alleen van toepassing op gegevens die u zelf hebt verstrekt.

  1. Het recht om bezwaar te maken

U hebt het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens, indien het gaat om persoonsgegevens die worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang. In dat geval kunnen we de persoonsgegevens niet langer verwerken tenzij we een dwingende, legitieme reden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder doorweegt dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of tenzij de verwerking verband houdt met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Wanneer de persoonsgegevens worden verwerkt voor redenen van direct marketing, hebt u als betrokkene het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, inclusief profilering, voor zover dit verband houdt met die direct marketing.

 

Hebben wij uw toestemming gevraagd? Dan kunt u uw toestemming steeds herroepen!

In bepaalde omstandigheden moeten wij uw toestemming vragen teneinde u welbepaalde diensten aan te bieden of uw persoonsgegevens te verwerken. Nadat wij uw toestemming hebben gekregen, verwerken wij uw persoonsgegevens alleen voor doeleinden die verband houden met de betrokken diensten, producten of dergelijke.

Onder andere in de volgende gevallen kunnen wij uw toestemming vragen:

  • marketing activiteiten;
  • ingeval van verwerking van gegevens die betrekking hebben op kinderen (waar we toestemming van een ouder verkrijgen);
  • indien we gevoelige persoonsgegevens verwerken (zoals allergieën);
  • ingeval van overdracht van de persoonsgegevens naar een derde land buiten de EER;
  • ingeval de gegevensverwerking geschiedt met oog op personalisatie.

Wanneer de gegevensverwerking gebaseerd is op uw toestemming, hebt u op elk ogenblik het recht om de verleende toestemming te herroepen (zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die is uitgevoerd op basis van de toestemming voordat de toestemming was herroepen). Indien u uw toestemming zou willen herroepen, verzoeken wij u dit te doen via dezelfde dienst, website of dergelijke, waar u uw toestemming hebt verleend, of om contact met ons op te nemen via het onderstaande adres of telefoonnummer.

U hebt steeds het recht een klacht neer te leggen bij de bevoegde Belgische gegevensbeschermingsautoriteit.

U kan de gegevensbeschermingsautoriteit contacteren via dit e-mailadres: contact@apd-gba.be, of via hun website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Ingeval van vragen of bezwaren, verzoeken wij u om eerst met ons contact op te nemen, om ons desgevallend toe te laten het probleem op te lossen.

 

VEILIGHEIDSMAATREGELEN

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen ingevoerd om een beschermingsniveau te verzekeren dat passend is voor het risico verbonden aan de relevante verwerkingsactiviteiten (met inbegrip van o.a. redelijke stappen om uw persoonlijk identificeerbare informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of openbaarmaking). Wij coderen de gegevensoverdracht op pagina‘s waar u betalingsinformatie doorgeeft. Geen enkele veiligheids- of versleutelingsmethode kan echter garanties bieden voor de bescherming van informatie tegen hackers of menselijke fouten. Wees dan ook steeds voorzichtig indien u op het internet actief bent.

 

VARIA

U bent niet verplicht om ons informatie en persoonsgegevens mee te delen. In sommige gevallen zullen wij u echter bepaalde diensten of producten niet kunnen aanbieden indien wij geen toestemming verkrijgen om uw persoonsgegevens te verwerken.

 

CONTACTGEGEVENS

Hebt u vragen of maakt u zich zorgen over onze Verklaring of onze verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u contact met ons opnemen via:

Holiday Inn Brussels Airport
Holcro NV,
Legrellelaan 10,
2020 Antwerpen
België
privacy@hibrusselsairport.com
+32 2 7205865.

 

UPDATES VAN DE VERKLARING

Deze Verklaring is laatst gewijzigd op 10 December 2018

Wij kunnen deze Verklaring van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen steeds een bijgewerkte versie publiceren op onze website. Gelieve daarom onze website regelmatig te controleren op updates.

 

More about SKOJ